4 voordelen van digitaal afspraken laten maken

27 okt 2020

Tim Menting: Projectmanger & Klantsucces

Arthur Jansen

In dit artikel ga ik je vertellen over 4 voordelen die het jou direct oplevert wanneer jij het afnemen van jouw diensten gaat digitaliseren en wanneer je betalingen via jouw website accepteert.

  • Ik ga je namelijk het inzicht geven hoe jij direct tientallen uren op jaarbasis kunt gaan besparen.
  • Ik laat je zien hoe je de ervaring voor jouw cliënt niet alleen vele malen makkelijker maar ook professioneler kunt maken
  • Ook ga ik je meenemen in hoe het inzien van resultaat van jouw praktijk je helpt om meer te bereiken in jouw praktijk
  • En als laatste hoe jij veel gemakkelijker jouw agenda kunt beheren en veel veiliger kunt maken!

We gaan dus de volgende 4 punten in dit artikel bespreken:

  1. Direct tijd besparen door digitaal te boeken
  2. Betere ervaring voor jouw cliënt
  3. Overzicht van de resultaten
  4. Altijd inzicht in jouw agenda

Ben jij dus benieuwd hoe je dit kan doen?

Lees dan direct verder!

1. Direct tijd besparen door digitaal te boeken

Het aller waardevolste dat jij te bieden hebt, is jouw persoonlijke tijd en aandacht.

De uitdaging met jouw tijd is echter dit; het is niet schaalbaar. Jij hebt maar een beperkt aantal uren in een dag en daar kun je helaas niet meer van maken dan dat het is.

Wat je wel kunt doen;
Jouw tijd efficiënter gebruiken.
En de makkelijkste manier om dat te doen is om verschillende onderdelen in jouw praktijk te digitaliseren en automatiseren.

Je kent dit vast wel; je hebt een cliënt aan de lijn, wilt een afspraak inplannen en zegt;

“ik heb nog plek op dinsdag de 12e om 14:00 uur, kun jij dan ook?”
“nee dan kan ik niet, maar hoe zit je woensdag de 13e om 12:00 uur?” zegt de cliënt.
“dan heb ik helaas al een cliënt”

Uiteindelijk kom je er wel uit, maar als je er bij stilstaat hoe vaak zoiets als dit per jaar gebeurt, zeker wanneer je al wat meer afspraken per week in je praktijk hebt, dan kost dit echt enorm veel onnodige tijd.

Herken jij dit ook?

Daar heb ik nu gelukkig een mooie oplossing voor, lees mee…

Hoe lekker zou het zijn als jouw cliënt digitaal jouw agenda kan inzien, zelf een datum en tijd kan kiezen die hem schikt en vervolgens een afspraak in kan plannen! Een eerste gesprek is dan gewoon gratis, maar bij een vervolgafspraak zou je de cliënt zelfs direct de afspraak kunnen laten afrekenen of je kunt de mogelijkheid bieden om de afspraak wel te laten maken, maar deze te laten betalen in de praktijk via pin of contant bijvoorbeeld.

Ik zal je vertellen waarom jij dit zou willen en op wat voor manier dit allemaal tijd voor jou bespaart.

Geen belletjes of formulieren beantwoorden

Als eerste neemt dit natuurlijk direct het gedoe weg waar ik het net over had. Niet meer ‘heen en weren’ over wanneer je wel of niet kan, maar eigenlijk neemt dit ook al een stap daarvoor weg.

Dat is namelijk dat iemand een mailtje stuurt, contactformulier invult of je direct belt om een afspraak te kunnen maken.

Reken maar eens uit hoeveel uur je dit bespaart als  2 of 3 van dit soort gesprekken per week niet meer nodig zijn. Je bespaart direct al een aantal uur per maand. Deze tijd kun je weer gebruiken om meer cliënten te helpen of om cliënten aan te trekken door marketing te voeren.

Oh en hoe fijn is het op het moment dat jij een sessie via Zoom doet, dat jouw cliënt direct bij het maken van de afspraak een mailtje krijgt met de bevestiging van de afspraak en de link naar de Zoom sessie? Jij hoeft niet meer zelf de sessie aan te maken, maar op het moment dat jouw sessie is ga je naar jouw Zoom omgeving en de link voor jouw sessie staat al voor je klaar.

Als dat niet veel tijd en gedoe bespaart dan weet ik het ook niet meer.


Niet zelf facturen maken of achter betalingen aan zitten

Een ander onderdeel waar je misschien nog wel veel meer tijd op bespaart is wanneer je ervoor zorgt dat het systeem dat je gebruikt ook direct de facturatie en betalingen voor je uit handen neemt.

Uit recent onderzoek dat we hebben gedaan zijn we er achter gekomen dat ruim 50% van al onze klanten nog handmatig facturen maakt in Word of vergelijkbare programma’s.

De tijd die jij nu direct kunt besparen door niet meer handmatig facturen te hoeven maken is echt enorm. Hoe lekker is het als jouw cliënt bij het maken van de afspraak direct een factuur ontvangt, die al voldoet aan alle eisen van de zorgverzekeraar wanneer jij daardoor bent vergoed?

Wanneer de cliënt dan bij jou in de praktijk komt kun je bij de afspraak even controleren of de factuur al betaald is en zo niet dan kan iemand bij jou in de praktijk betalen en kun je direct de geupdate factuur met 1 klik naar de cliënt versturen.

Dit zorgt er dus voor dat jij niet meer handmatig facturen hoeft te maken, maar ook dat jij niet meer de cliënt achter zijn broek aan hoeft te zitten om deze te laten betalen.

Dit laatste gaat vooral ook steeds meer tijd vragen naarmate je wat meer cliënten krijgt, maar zelfs bij 2 cliënten per week is het waarschijnlijk al zo dat 1x per maand iemand niet direct de factuur betaalt.

En ik weet niet hoe het bij jou zit, maar ook vind het nog steeds ongemakkelijk als ik een klant moet benaderen om te vragen of ze een factuur nu toch eens willen gaan betalen.

Wanneer je dit goed opzet, zal de cliënt automatisch een herinnering krijgen wanneer de factuur niet is betaald en als het nodig is kun jij in 1 oogopslag zien welke facturen er nog openstaan, zodat je ook veel gemakkelijker het overzicht kunt houden op je financiën.

Verder is uit ons onderzoek gebleken dat ruim 80% van alle trajecten of pakketten die worden verkocht per sessie worden gefactureerd. Dit betekent dus dat voor elke individuele sessie er een factuur moet worden gemaakt. Wat op zich logisch is, zeker ivm de zorgverzekeraars, maar wat dus ook enorm veel tijd in beslag neemt!

Administratie op orde maken

Dit heeft ook direct als gevolg dat jouw administratie veel gemakkelijker wordt. Je hebt namelijk alle verkoopfacturen bij elkaar in 1 systeem. Je kunt overzichtelijk zien hoeveel BTW je apart moet zetten voor het einde van het kwartaal en kunt gemakkelijk even een factuur van een cliënt er bij pakken en opsturen wanneer hij hiernaar vraag.

Je hebt dus niet meer dagen nodig om jouw belastingaangiften op orde te maken, althans alleen misschien nog voor alle inkoop die je hebt gedaan. En het mooie van alles dat ik hier net heb verteld is dat je het 1x in hoeft te stellen en dan staat het gewoon.

Je bespaart dus direct tijd dat je dus veel beter kunt gaan besteden.

Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik ben hier in ieder geval al mega enthousiast over!

2. Betere ervaring voor jouw cliënt

Naast dat jij tijd kunt besparen kun je jouw cliënten en potentiële cliënten ook nog eens een veel betere ervaring geven door te digitaliseren. Digitaliseren betekent overigens niet dat het een onpersoonlijke ervaring hoeft te zijn, maar daar kom ik zo op terug.

Ik wil beginnen met het beschrijven van een ervaring van de cliënt die een afspraak wilt maken zoals we deze nog steeds vaak zien;
Wanneer je op een website komt van een therapeut of coach moet je eerst zelf tussen de diensten kijken welke diensten er beschikbaar zijn. Op de tarieven pagina zoek je vervolgens de dienst op om te bekijken wat deze kost en via de contactpagina kan ik dan contact opnemen. Je vult een contactformulier in en moet wachten totdat de therapeut contact op neemt. Zelf de telefoon oppakken is namelijk toch vaak nog wel een beetje spannend; dan is het namelijk gelijk zo definitief.

Hoe fijn zou het dus zijn wanneer jouw cliënt via jouw website zelf een afspraak zou inplannen? Hij kan via de website zien wanneer jij beschikbaar bent en kan direct de afspraak maken.

Het enige dat jij hoeft te doen is jouw beschikbaarheid door te geven en dat gaat al zo makkelijk als simpelweg je agenda koppelen aan jouw website.

Het mooie hiervan is dat je hiermee ook direct de ervaring voor de klant gestroomlijnd maakt. Geen gedoe met ‘heen en weren’ om een datum en tijd te prikken zoals ik net al als voorbeeld gaf, maar de cliënt kan direct een afspraak maken wanneer hij er op dat moment mee bezig.

Dan kan je dat ook gelijk weer afvinken van je to-do lijst!

Lessen, workshops, trainingen of retraites

Een ander voorbeeld waarin jij de ervaring voor jouw cliënt en jezelf ook beter kunt maken is wanneer je nu bijvoorbeeld lessen aanbiedt, workshops of trainingen geeft of als je een gave retraite hebt georganiseerd.

Kortom; je biedt groepsactiviteiten aan.

In de meeste gevallen is het best lastig om de dynamische data van dit soort activiteiten gemakkelijk weer te geven op een website. Wanneer een les is geweest of wanneer hij vol is geboekt wil je eigenlijk dat hij automatisch van de website verdwijnt en het liefste wil je ook dat de les vooraf al is betaalt zodat je op de dag zelf geen gedoe hebt met contante betalingen en wisselgeld.

Wel zo Corona proof natuurlijk.

Dit geeft namelijk toch net een wat onprofessionele ervaring en maakt het ook wat onhandig voor de cliënt.

De cliënt kan dus gemakkelijk en overzichtelijk zien wanneer er nog een plekje beschikbaar is en kan direct een plekje reserveren. Hierdoor staan er dus ook geen data meer op de site die al volgeboekt zijn, waardoor je geen ‘nee’ hoeft te verkopen.

Of je nou individuele sessies aanbiedt of groepsactiviteiten of beide, door het boeken hiervan te digitaliseren wordt gelijk de drempel om het af te nemen veel kleiner. Hoe gemakkelijker het is om cliënt bij jou te worden, hoe eerder iemand dit gaat doen.

Ook wanneer je werkt met pakketten of trajecten

En ik had het net natuurlijk al over dat dit voor een losse afspraak heel goed werkt, maar ik weet ook daad een heleboel mensen werken met een traject en nu misschien wel denken; 

“Ja Arthur dat is een goed verhaal, maar ik bied wel even wat diepgaanders dan een knipbeurt, ik bied een heel traject.”

Ook voor jou kan het enorm veel tijd schelen, want die eerste kennismaking die waarschijnlijk nodig is om een traject zoals dit goed aan te laten sluiten op jouw cliënt kan je ook gewoon digitaal in laten plannen en de vervolgafspraken kan de cliënt dan gelijk zelf maken of kun je samen tijdens de eerste sessie inplannen.

Daarnaast is het ook zo dat een traject zoals dit ook betaald moet worden. Hoe fijn is het dat ook hiervoor de facturen allemaal automatisch worden aangemaakt op het moment dat de cliënt de afspraak maakt en dat hij de factuur dus direct kan inleveren bij de zorgverzekeraar wanneer jij hierdoor deels of volledig vergoed wordt?

Dat geeft toch een veel professionelere ervaring dan moeten wachten totdat jij de factuur in Word hebt opgemaakt en doorstuurt, laat staan als je die nog moet betalen door dit zelf over te maken of doordat je een Tikkie toegestuurd krijgt?

3. Overzicht van de resultaten

We hebben het nu gehad over de tijd die het je kan besparen en over hoe het digitaliseren van jouw boekingen en betalingen een betere en professionelere ervaring kan geven aan jouw cliënten.

Het derde voordeel waar ik het vandaag over wil hebben is het overzicht en inzicht dat het je biedt in jouw praktijk. Iedereen die ons al langer volgt weet dat wat wij voornamelijk delen over hoe je meer cliënten aan kunt trekken en hoe je vooral in kunt zetten op jouw website om dit te bereiken.

Een van de onderdelen die hier enorm belangrijk bij zijn is inzicht hebben in de resultaten die je nu bereikt.

Plaats je nu bijvoorbeeld al berichten op social media, schrijf je blogartikelen op je website, doe je aan e-mailmarketing, adverteer je wel eens of voer jij op enig andere manier marketing om cliënten aan te trekken?

Dan is het enorm belangrijk om te weten wat voor resultaten dit oplevert, want misschien doe jij al die posts op Facebook wel voor niets of misschien kun je iets net even anders doen om veel meer resultaat te behalen.

Doordat je alle afspraken via een boekingssysteem laat lopen of alle lessen via een digitaal systeem verkoopt, heb je direct inzicht in het resultaat dat je bereikt.

Hoeveel meer omzet heb je gemaakt nadat je bent gaan adverteren ten opzichte van de periode ervoor, welke dienst heb je de afgelopen maand het meeste verkocht of zijn er bepaalde categorieën aan diensten of producten die beter lopen dan andere?

Dit helpt je dus niet alleen om te bepalen welke van de advertenties die je hebt gedaan beter werken dan andere, maar zorgt er ook voor dat je weet op welke onderdelen jij je beter kunt focussen dan andere.

Ook kun je kijken of jij het dit jaar beter doet dan dezelfde periode vorig jaar en wat daar ook heel fijn bij is, is dat je weet wat je kunt gaan verwachten voor de komende periode.

Heb je bijvoorbeeld een nieuwe massagetafel nodig of moet je een andere investering doen (zoals bijvoorbeeld in een Bloomsite), maar weet je niet of je de investering nu wel kunt doen?

Bekijk gewoon de resultaten van vorig jaar en op basis daarvan kun je een schatting doen voor de komende tijd!

4. Altijd inzicht in jouw agenda

En dan zijn we aangekomen bij het vierde voordeel om de afspraken, groepsactiviteiten en betalingen in jouw praktijk te digitaliseren en dat is het overzicht in jouw agenda. Ik weet dat nog steeds een heleboel mensen gebruik maken van een papieren agenda en ik snap heel goed dat het gevoel hierbij veel fijner is.

Wanneer we gaan kijken naar een agenda die je zakelijk gebruikt, dan zijn er een paar criteria waaraan je wilt dat deze voldoet:

  • “je moet makkelijk toegang hebben tot je agenda”
  • “de agenda in mijn praktijk moet overzichtelijk zijn”
  • “een agenda moet ruimte bieden voor notities”
  • en mogelijk is zelfs “mijn agenda moet veilig zijn” voorbij gekomen.

Maar wanneer je een papieren agenda hebt, zul je al snel tot de conclusie komen dat deze vertrouwde agenda eigenlijk aan zeer weinig criteria voldoet. De reden die we het vaakste langs horen komen als mensen niet voor een digitale agenda kiezen is: “ik werk al jaren met een papieren agenda en het bevalt me goed”.

Ik begrijp dit ook, want een computer wordt al snel als onrustig en onoverzichtelijk gezien.

Tegenwoordig is een digitale agenda echter vaak zelfs wel makkelijker in gebruik dan een papieren agenda!

Jouw cliënt kan een afspraak plannen door via jouw website in jouw online agenda de gewenste datum en tijd aan te klikken. Vervolgens vullen ze hun gegevens in en de afspraak staat gepland.

Mocht je later nog iets moeten wijzigen dan pas je eenvoudig de gegevens aan of kun je de afspraak verzetten, zonder dat daar 1 potje Tipex aan te pas hoeft te komen. Dit is dus een stuk gemakkelijker dan gekras met een pen.

Verder kun je in een digitale agenda ook een duidelijk weekoverzicht van je afspraken zien. Wil je snel alle geplande afspraken van vandaag zien, dan switch je eenvoudig naar het dagrooster.

Wat verder helemaal niet kan in een papieren agenda, is filteren op medewerker, locatie, dienst of klant. Dit is ideaal als je met een collega samenwerkt en snel een overzicht van alleen je eigen afspraken wilt hebben.

Je kunt dus ook erg makkelijk zoeken in al je afspraken en zonder je hele agenda door te bladeren even controleren wanneer ook alweer die volgende afspraak met je huidige cliënt ingepland staat.

Digitaal afspraken laten inplannen en betalen

Je vraagt je misschien af wat voor jou nu de volgende stap ik om al deze onderdelen te laten digitaliseren.

Op dit moment is er (nog) geen systeem in de Nederlandse en Belgische markt beschikbaar dat zowel;

  • je afspraken kan digitaliseren;
  • je de mogelijkheid biedt om groepsactiviteiten aan te bieden;
  • waarbij de betalingen en facturatie zit ingebouwd;
  • en de facturen ook nog eens voldoen aan de eisen van de zorgverzekeraar!

Wel zijn er verschillende losse systemen beschikbaar en afhankelijk van welke onderdelen jij wilt gaan toepassen kun je daar specifiek naar op zoek gaan.

Wanneer je echter al twee van de bovenstaande punten wilt combineren, dan zul je hier al snel meerdere systemen voor nodig hebben.

Met die reden zijn wij ook binnen Bloom aan de slag gegaan om een gloednieuwe module te ontwikkelen, die al deze onderdelen biedt.

Daarom kan ik ook met veel trots vertellen dat wij Bloom Booking vanaf 16 november zullen gaan aanbieden als nieuwe module voor Bloomers, tegen een wel heel voordelige lanceringsprijs van maar €30,- excl. BTW. per maand!

Wanneer jij dus nu al een Bloomsite hebt, kun je hier vanaf dan direct mee aan de slag!

Heb jij nog geen Bloomsite, maar wil je wel een website die je helpt om meer cliënten aan te trekken en waarmee jij straks ook alle afspraken, groepsactiviteiten en betalingen voor jouw praktijk kunt digitaliseren en deels kunt automatiseren?

Plan dan vandaag nog een gesprek in waarin we samen kunnen kletsen over alle mogelijkheden die het jou kan bieden!

Ja, vertel me meer over Bloom!