7 planning tips vanuit jarenlange projectmanagement ervaring

nov 3, 2017 | Planning tips

Tim Menting: Projectmanger & Klantsucces

Tim Menting

Projectmanager Bloom

Wie ben ik?

Voor de mensen die mij nog niet kennen: mijn naam is Tim Menting en bij Bloom houd ik mij bezig met Klantsucces en Projectmanagement. In dit artikel geef ik 7 tips over planning, zodat ook jij kunt leren hoe je op een fijne manier je werk kunt inplannen!

In mijn jaren als Projectmanager heb ik veel projecten moeten begeleiden en planningen moeten maken.

Ik weet als geen ander hoe het is om met onnodige stress rond te lopen, taken voor je uit te schuiven of simpelweg dingen niet te doen, omdat je het ‘te druk’ hebt.
Dit ervaarde ik vooral toen ik net begon als projectmanager en ik nog onervaren was met goed in kaart brengen van projecten.

Hierdoor raakte ik soms compleet het overzicht kwijt en praatte ik mezelf aan dat ik het te druk had.
Nu zijn we een paar jaar verder en heb ik geleerd hoe ik projecten kan begeleiden, terwijl ik het overzicht bewaar. Hierdoor is het ook veel fijner werken, kan ik beter werken, heb ik minder stress en zijn de projecten eerder afgerond.
In dit artikel wil ik een paar dingen met je delen, die jou gaan helpen om dit ook te doen.
Ik kan dit denk ik het beste doen door soms ook voorbeelden te geven. Hiervoor ga ik het bouwen van een website als voorbeeld nemen. In principe kun je deze tips op alles toepassen, niet alleen voor het maken van een website maar ook voor alle andere zaken die je voor je bedrijf moet doen.
Goed laten we maar beginnen met de tips!

Tijd die je besteedt aan planning zal nooit verkeerd besteed zijn, dit zal je alleen sneller naar je doel brengen.

- Tim Menting

1. Prioriteiten

Belang van prioriteiten stellen

Het is heel erg belangrijk om voor jezelf te gaan bedenken waar je prioriteit aan gaat geven. Je kunt namelijk niet alles tegelijk. Dit zeg ik niet omdat ik een man ben en mannen over het algemeen minder goed kunnen “multitasken”, want ik denk dat ik een van de weinige mannen ben die dit vet goed kunnen ;-).

Wat ik bedoel is dat je niet goed het overzicht kunt houden op het moment dat je meerdere projecten tegelijk oppakt. Focus je dus op 1 project tegelijk!

Tuurlijk zullen er altijd dingen tussendoor komen die je aandacht vragen zoals; mailtjes, klanten die bellen, etc.
Dit zijn dan dingen die niet kunnen wachten en je direct iets mee moet doen, logisch. Ik bedoel niet dat je alles moet laten vallen en je op 1 ding moet richten maar het grootste deel van je focus moet op 1 project liggen.

Want focus is erg belangrijk. Op het moment dat je echt ergens de focus op legt is het makkelijker om hiermee aan de slag te gaan en zul je het ook eerder en beter afronden.

Als je gaat nadenken over je prioriteiten dan moet je rekening houden met het volgende:

  • Wanneer wil ik het af hebben?
  • Hoeveel tijd ben ik eraan kwijt?

Als je deze 2 dingen bekijkt per project/taak, dan kun je dit vergelijken en zo kijken wat prioriteit heeft.

Tip 1:

Samengevat

Bedenk voor elk project wat voor prioriteit het heeft en begin met prioriteit 1 en focus je daarop tot het af is.
Daarna kun je door met de volgende punten op jouw lijst. Doe dit eerst alleen voor de hoofd projecten en kijk nog niet naar de losse taken.

2. Het resultaat

Het resultaat wat je wilt bereiken

Het is belangrijk om doelen te stellen, op het moment dat je met een project gaat beginnen. Hierdoor weet je waar je naartoe gaat werken, wat meerdere dingen met zich mee brengt.

a. Je gaat gerichter werken:
Doordat je het doel duidelijk voor ogen hebt, zul je keuzes gaan maken die je dichter naar dat doel brengen.
Dit zorgt ervoor dat je het doel sneller behaalt.

b. Je kunt makkelijker bedenken wat je moet doen:
Het is soms lastig om te bedenken wat je allemaal moet doen voor je project, of dit nou om een website gaat of om compleet iets anders. Zodra je weet welk resultaat je wilt bereiken, kun je gemakkelijker bedenken wat er allemaal moet gebeuren om dat resultaat te halen.

c. Je kunt sneller het project afronden:
Doordat je met een doel werkt, raak je automatisch gemotiveerder om eraan te werken en kun je met meer focus aan je taken werken. Hierdoor is de kans groot dat je ook sneller het project afrondt, omdat je doelgerichter werkt.

Tip 2:

Samengevat

Bedenk voor je gaat starten aan een project, wat het resultaat is dat je wilt bereiken.
Waarom start je dit project? Waar sta je zodra je dit project hebt afgerond?

3. In kaart brengen

Het in kaart brengen van de dingen die je moet doen

Zodra je weet aan welk project je als eerste gaat beginnen (het project dat de hoogste prioriteit heeft) en je weet wat het resultaat is dat je wilt bereiken, is het tijd om in kaart te brengen wat je allemaal moet doen. Ik raad aan om van groot naar klein te werken. Bedenk eerst wat voor grote taken er gedaan moeten worden. Om even een voorbeeld te geven houd ik even het bouwen van een website als project aan.

Grote taken hiervan zijn bijvoorbeeld:

  • Professionele foto’s laten maken
  • Huisstijl kiezen
  • Homepage
  • Salespage
  • Blogpagina
  • Over mij pagina
  • Contactpagina

Bedenk eerst alle grote taken die je moet doen voor je project. Vervolgens is het tijd om per grote taak alle subtaken (onderliggende taken) te gaan bedenken.
Ga dus bedenken wat je precies moet doen om deze grote taak te voltooien.

Voorbeeld van subtaken van een homepage zijn bijvoorbeeld:

  • Header maken
  • Inleiding blogartikelen schrijven
  • Ervaringen vragen en in de homepage zetten
  • Stuk over dienst schrijven
  • Over mij stuk schrijven
  • Inleiding Facebookpagina

Je zou zelfs nog verder kunnen gaan en van deze subtaken kunnen specificeren wat je hier precies voor moet doen.

Tip 3:

Samengevat

Ga 1 halve dag zitten voor het project (bijvoorbeeld het maken van je website) en bedenk eerst wat voor grote taken je hiervoor moet doen. Bedenk daarna alle subtaken die je moet doen om die grote taken te voltooien.

4. De juiste tools

De beste projectmanagement programma’s

Voor het maken van een takenlijst kun je kiezen uit een aantal handige tools. Deze tools kunnen je helpen om het overzichtelijker te maken. Ook zitten in sommige tools functies, zodat je ook een deadline aan een taak kunt hangen.
Ikzelf vind het prettig om met dit soort tools te werken, omdat ik dan nooit mijn lijstje kwijt kan raken ;-).

Mocht je het fijn vinden om wel in een notitieboek te werken, dan kan dat natuurlijk ook. Je kunt deze tip dan overslaan en door naar tip 5.

Mocht je hiervoor een programma op je computer willen proberen, dan raad ik de volgende aan:

a. Asana
De webversie van Asana is gratis te gebruiken. Binnen Asana kun je verschillende projecten starten waar je takenlijsten in kunt maken. In deze takenlijsten kun je de dingen die je moet doen categoriseren en alle taken kun je ook subtaken geven.

Ook kun je deadlines aan taken hangen, zodat je kunt zien welke je als eerste moet oppakken.

Asana is echt een programma waar je lijstjes in maakt. Het werkt erg prettig en ziet er mooi uit.

Voor meer informatie over Asana, kun je op de volgende website kijken: https://asana.com/

b. Trello
Via Trello kun je boards maken voor je projecten, waar je ook heel prettig mee kunt werken.

Trello is gericht op eenvoudigheid, het is heel visueel opgebouwd en je kunt het helemaal op je eigen manier gebruiken.
Ook Trello is gratis te gebruiken en kun je via web gebruiken.

Trello hoef je niet alleen te gebruiken voor takenlijsten, maar kun je ook gebruiken om al je ideeën voor je bedrijf of blogartikelen te bewaren.

Voor meer informatie over Trello, kijk hier: https://trello.com/

c. Flow
In Flow gaat het maken van een takenlijst nog iets verder.
Je kunt projecten maken waar je uitgebreide categorieën in kunt maken en de taken kun je subtaken geven.

Flow is iets geavanceerder dan bijvoorbeeld Asana. Je hebt ook de mogelijkheid om boards zoals in Trello te maken. Het is dus een beetje een combinatie.

Voor Flow moet je wel minimaal 17 dollar per maand betalen.

Voor meer informatie kun je hier kijken: https://www.getflow.com/

Tip 4 is dus:

Kies een manier waarop jij jouw taken goed in kaart kunt brengen. Dit kan een programma zijn, zoals hierboven beschreven of dit kan een notitieblok zijn.

5. Een goede planning

Het maken van een goede planning

Zodra je weet wat je allemaal moet doen, is het tijd om echt een planning te gaan maken.
Ik heb gemerkt dat het super belangrijk is om niet te specifiek te plannen, maar blokken in je agenda.

In je agenda zet je dan een blok van een aantal uur waar je dan aan een grote taak gaat werken. De subtaken die hieronder vallen hoef je niet in te plannen, maar pak je op zodra je aan de slag gaat.

Waar je rekening mee moet houden bij het inplannen van blokken is dat er dingen tussendoor kunnen komen. Plan de blokken dus ruim in, zodat je genoeg tijd hebt.
Ook zal het regelmatig voorkomen dat er iets uitloopt, plan daarom niet je hele dag van 0900 tot 1800, maar houd rekening met uitloop.

Bedenk van te voren hoe lang je ongeveer bezig bent met 1 grote taak en houd hier rekening mee in je planning.

Je bent waarschijnlijk ook elke dag bezig met je e-mail. Neem dit dus ook mee in je planning. Hiervoor kun je ook blokken inplannen en je agenda. Blijkt het uiteindelijk dat je er minder lang mee bezig bent dan je gepland hebt? Dan ga je daarna gewoon door het met volgende punt op de agenda.
Ik heb bijvoorbeeld in mijn agenda staan dat ik elke dag van 09:00 – 10:00 mijn mail beantwoord, daarna ook 1 uur na de lunch en in het laatste half uur van de dag.

Tip 5 is dus:

Plan blokken in je agenda, waarin je aan bepaalde taken gaat werken. Ook het plannen van je mail beantwoorden kun je in je agenda inplannen.

6. Aan je planning houden

6. Hoe je daadwerkelijk je aan je planning houdt

Dit is misschien wel het moeilijkste wat er is. Wat je moet doen om je aan je planning te houden, is duidelijke afspraken maken met jezelf.

Op het moment dat je een blok in je agenda hebt gezet, dan is dat ook het gene wat je dan gaat doen. Op het moment dat iemand dan een afspraak met je wilt maken op die dag/tijd, dan kan dat dus niet. Wees hier duidelijk in voor jezelf. Op het moment dat je dan met een blok aan de slag gaat, moet je ook even de rest laten vallen. Zet je mailprogramma uit, kijk niet naar berichtjes die je binnenkrijgt en ga niet “even tussendoor op Facebook kijken”.

Er zijn weinig dingen die echt direct moeten. Een mailtje kun je ook daarna beantwoorden. Op het moment dat je een berichtje krijgt, dan kan dit ook even wachten. Je bent gewoon aan het werk en laat je dus niet afleiden.

Het is niet erg als je tijd verkeerd hebt ingeschat.
Stel je hebt een blok ingepland om aan je homepage te werken, maar aan het einde van het blok kom je erachter dat je te weinig tijd hiervoor had gepland, dan is dit helemaal niet erg. Aan het einde pak je gewoon je agenda erbij en kijkt dan direct wanneer je er weer verder mee kunt. Misschien moet je de taken die je erna had ingepland even opschuiven, maar dit is ook niet erg.

Blijf natuurlijk niet dingen vooruitschuiven, maar doe het gewoon! Het is fijner om een taak af te ronden, dan deze vooruit te schuiven!

Tip 6 is dus:

Maak goede afspraken met jezelf en houd je hieraan. Op het moment dat je een blok hebt gepland, dan staat dat vast. Verplaats alleen blokken als je deze direct weer ingepland, om ervoor te zorgen dat je ze niet kunt vergeten.

7. Evalueren

Evaluatie met jezelf

Dit is echt super belangrijk als je een goede planning wilt maken en je hieraan wilt houden.
Er zijn 2 belangrijke vormen van evaluatie met jezelf als het om planning gaat:

  • dagelijkse evaluatie
  • wekelijkse evaluatie

Dagelijkse evaluatie:
Om duidelijk voor ogen te hebben wat je precies moet doen op een dag, is het fijn om als eerste op je dag te kijken wat er op de planning staat.
Pak dus je agenda en takenlijsten erbij en kijk waar je vandaag aan moet werken van jezelf.
Heb je nog niks gepland voor die dag? Bedenk dan wat de prioriteiten voor die dag zijn.

Aan het einde van de dag is het goed om te kijken wat je precies gedaan hebt en waar je niet aan toe bent gekomen.
Plan dan direct de dingen in waar je niet aan toe bent gekomen.

Wekelijkse evaluatie:
Plan elke week 1 moment in waarin je gaat kijken naar je planning. Ik merk dat het fijn is om dit aan het begin van de week te doen, bijvoorbeeld op maandag ochtend.

Ga als eerste kijken naar de dingen die je de week ervoor hebt gedaan. Is het gelukt om alles te doen wat je wilde? Zijn er dingen waar je langer mee bezig bent geweest dan je had ingeschat?
Neem dit vervolgens mee bij het maken van de planning van de volgende week. Kijk of je dingen hebt ingepland waar je misschien toch meer tijd voor moet nemen.

Pak vervolgens dan weer je takenlijst(en) en je agenda erbij en ga kijken wat je deze week wilt gaan doen. Plan dit vervolgens weer in door middel van blokken in je agenda.

Tip 7 is dus:

Spreek met jezelf af dat je elke week en dagelijks een evaluatie doet. Kijk hier naar de dingen die je gedaan hebt en kijk waar je daarna mee aan de slag gaat.

Als je deze tips gaat toepassen, dan zul je merken dat je makkelijker en sneller projecten kunt afronden.

Door het doorvoeren hiervan houd je meer overzicht en weet je beter wat je allemaal moet doen. Hierdoor heb je minder stress en meer tijd.

Heel erg veel succes met het toepassen van deze tips. Graag hoor ik van je of het lukt om dit ook in de praktijk toe te passen.

Heb jij nog meer tips over planning? Deel deze dan hieronder!