Home » Artikelen » Podcasts » Podcast: De dode hoek techniek (omgaan met tegenslagen)

Podcast: De dode hoek techniek (omgaan met tegenslagen)

19 aug 2021

Tim Menting: Projectmanger & Klantsucces

Marguerite Gevers Deynoot

Joas en Arthur vertellen in de podcast aflevering van deze week hun persoonlijke verhaal over de afgelopen maand, waarin zij een aantal onvoorziene tegenslagen hebben gehad die ze voor hun kiezen kregen en moesten opvangen. In dit artikel ga ik het niet alleen over tegenslagen hebben, maar ook hoe je hiermee om kunt gaan en hoe je tegenslagen potentieel kunt voorkomen.

Je kunt deze en alle andere afleveringen van de Reis van de Ondernemer Podcast altijd terugvinden op Spotify, Google Podcasts of Apple Podcasts, dus zorg dat je daar op de volgen knop klikt zodat je geen aflevering mist!

Vaak gebeuren er namelijk dingen in het ondernemerschap waar je niet op voorbereid bent en de uitdaging is dan ook hoe je dit opvangt nadat het heeft plaatsgevonden. Het beste is natuurlijk om er over na te denken voordat het is gebeurd, maar hoe bereid je je voor op dingen die je vooraf niet kunt voorzien? Je kunt een scenario bedenken, maar daar wil je niet elke dag mee bezig zijn. Joas noemt dit fenomeen ook wel de dode hoek techniek. Elke ondernemer heeft namelijk wel een dode hoek waarin vanalles kan gebeuren en als er wat gebeurt dat ze niet zien aankomen, kan dit heel uitdagend zijn. Het belangrijkste is om je daarop voor te bereiden en daar gaat de concrete opdracht van deze week over.

Voordat ik verder ga wil ik nog even terugkomen op de tegenslagen waar ik het in het begin van dit artikel over had, want ik kan me voorstellen dat jij als lezer daar wel nieuwsgierig naar bent. Want wat is er gebeurd dat Joas en Arthur voor zulke tegenslagen hebben gestaan?

Het begon allereerst met de mooie, grootse plannen die in ontwikkeling waren. Het is namelijk zo dat de maand oktober nadert en dit is een periode waar we met Bloom regelmatig iets van een actie, challenge of grote marketingcampagne organiseren, waarin we nieuwe producten lanceren of bestaande creaties in een nieuw jasje vormgeven. In de zomerperiode is het altijd wat rustiger. Mensen zijn op vakantie en werken minder aan hun website, dus is er minder support. Daarom leggen we in deze periode echt de focus op de ontwikkeling. Zo ook dit jaar hebben we een aantal maanden genomen om volledig te focussen op de nieuwe ontwikkeling van het product Bloom Pro.

Tot nu toe ging dit proces allemaal voorspoedig. Er was een strakke planning gemaakt die goed te halen was, waardoor er zelfs aan gedacht werd om de lancering wat te vervroegen naar september. Gezien mensen weer terugkomen van vakantie en opgeladen en gemotiveerd zijn om met nieuwe energie weer verder te gaan. Hoe verder je in het jaar komt hoe dichter bij je bij de feestdagen komt waarbij mensen sowieso al veel geld uitgeven, dus mogelijk ook wat meer terughoudend zijn in het doen van grotere uitgaven. Daarnaast, met de mogelijkheid van een nieuwe lockdown in de toekomst en de grote impact wat dat bij onze doelgroep van therapeuten en coaches die dan hun praktijken moeten sluiten zou hebben, wilde we dat voor zijn. Het liep tot nu toe allemaal volgens plan.

Tot dat…

Elke vrijdagochtend komen we met het team samen voor een team update om met elkaar te bespreken wat elk teamlid heeft gedaan of nog gaat doen wat belangrijk is om met de andere te delen. Een van de teamleden Tim, gaf aan nog iets persoonlijk met ons te willen delen na de team update. Tim doet de inhoudelijke ontwikkeling van het websitesysteem Bloomsite. Destijds was het de laatste vrijdag van de maand en je voelt het misschien al aankomen…

Tim had een nieuwe baan gevonden en zou aan het einde van de volgende maand weg zijn.

Dit sloeg natuurlijk in als een bom, die in een keer werd gedropt. Niet alleen omdat Tim een groot onderdeel is voor het draaien van het bedrijf, gezien hij het product doorontwikkeld, maar ook omdat hij een hele goede vriend is van beide en het neefje van Arthur.

Daarnaast was het zo onverwachts en onwerkelijk doordat niemand zich hier op had voorbereid, omdat niemand enig idee had dat hij hiermee bezig was. Tim is al 5 jaar onderdeel van Bloom en is de rechterhand geweest van Joas en Arthur. Omdat de werkverhouding toch wel een beetje anders is dan bij de meeste bedrijven (familie, beste vriend, best men op zijn huwelijk, een functie met zo’n impact en de timing tijdens de lancering van een nieuw product) viel dit natuurlijk extra zwaar. Achteraf blijkt dat het allemaal heel snel is gegaan en dat Tim benaderd is door een andere partij en zelf niet perse hard op zoek was, dus dat ook niet echt eerder had kunnen aangeven.

Dit voorbeeld is natuurlijk een van die tegenslagen die in je dode hoek zou kunnen voorkomen. Met werknemers en een opzegtermijn van een maand kan dit altijd gebeuren. Dat is een onderdeel van het hebben van je eigen onderneming.

Maar dat was nog niet alles…

Als kers op de taart kwam namelijk een week later het appje van Manar, die de volledige ondersteuning doet, dat ze tijdens het sporten haar vinger in haar rechterhand had gebroken en 4 weken in het gips moest. Tegelijkertijd was ik zelf ook nog eens op vakantie. In plaats van dat het team uit 5 personen bestond, voelde het op dat moment voor Joas en Arthur alsof ze nog maar met zijn tweeën waren. Terug in de woonkamer waar het allemaal begon. Alleen nu met 1000 x meer verantwoordelijkheden en meer werk. Alle plannen die ze hadden en het enthousiasme voor de lancering moesten in een keer worden omgezet.

Want hoe ga je hiermee om?

Voor Joas en Arthur was de eerste stap, meteen bij elkaar komen en alles doorspreken. In principe is iedereen uiteindelijk vervangbaar, alleen de juiste persoon vinden die dat kan doen, alles er omheen regelen en tijdelijk zonder een werknemer zitten heeft een grote impact. Overtuigd dat ze er wel bovenop zouden komen, was deze opstapeling van al deze omstandigheden toch even een zware opgave om doorheen te komen. Gelukkig was er een meevaller toen we te horen kregen dat het gips van Manar er eerder af mocht als ze had verwacht.

Uit deze situatie blijkt dat er van te voren niet voldoende over is nagedacht, dat zo’n soort situatie zich voor zou kunnen doen. In het geval van Tim is het zo dat alles wat hij kan, Joas dat ook kan. Een aantal processen zijn al overgedragen, maar daar komt bij dat Joas natuurlijk ook zijn eigen functie nog heeft. Gezien we in september nog geen vervanging zullen hebben, betekent dit dat er als het ware driekwart van het werk van Tim zijn functie bij Joas op zijn bord komt. We zijn maar met een klein team binnen Bloom. In totaal met 5 mensen. Wanneer 1 persoon wegvalt is dat een enorm gat wat ontstaat binnen het bedrijf. Dat is ten eerste niet per direct vervangbaar en ten tweede moeten andere dat opvangen, terwijl ze tegelijkertijd ook hun eigen werk moeten doen. Wanneer je bij een groot bedrijf met meer dan 200 man in dienst werkt, dan is er altijd wel bij elke functie een directe collega die het over kan nemen.

Elke keer dat je verder groeit in je ondernemerschap en denkt op het goede spoor te zitten, zullen er wel weer uitdagingen bij komen die je niet hebt voorzien. Naast dat dit voor Joas en Arthur een reality check was, begrepen ze dat het dus ook belangrijk is om zo nu en dan even stil te staan bij de dingen die er mis kunnen gaan. Bij marketingacties wordt dit gedaan, maar ook bedrijfstechnisch, in dit geval personeel, moet je daar ook mee bezig zijn. Zeker als je in je eentje bent, sta dan eens stil bij ‘‘wat als’’. Ben je daar dan voor verzekerd of heb je een collega die je kan opvangen? Plan wat vaker in om daarover na te denken want voor elke fase is het ook weer anders.

Bij Bloom zijn er in de afgelopen jaren een heleboel processen geweest die Tim heeft opgepakt, maar waar geen documentatie voor is. Hierdoor zijn al de zaken waar hij nu nog mee bezig is in zijn laatste maand niet meer voor de ontwikkeling van de lancering, maar voor het vastleggen van alle processen en systemen waar hij mee heeft gewerkt. Waarom deze systemen er zijn, hoe iets werkt, welk systeem wat doet etc. Terwijl wanneer je dit bij de ontwikkeling al gelijk documenteert, dan scheelt dat heel veel tijd, omdat je het achteraf niet meer hoeft te bedenken en te achterhalen. Daarnaast wordt het voor de overdracht naar een andere medewerker een stuk makkelijker in dit soort noodsituaties.

Joas en Arthur hebben uiteindelijk voor hun eigen gemoedstoestand besloten om de lancering een maand te verlaten van september naar oktober. Het was voor hen belangrijk om te beseffen dat de wereld niet verging, al voelde het op dat moment wel een beetje zo. De support die op dat moment niet gedaan kon worden, was met name een grote impact. Dit neemt namelijk heel veel tijd en klanten moeten geholpen worden wanneer ze ergens vastlopen en het liefst binnen een dag. Dat is ook wat we willen leveren en waar Bloom voor staat.

Wanneer je ZZP’er bent of coach en je werkt met je handen en je breekt je pols, dan heeft dat meteen een hele grote impact omdat je gelijk je werk niet meer kunt doen. Waarbij we met Bloom een service bieden in de vorm van een abonnement dat in principe gewoon doorloopt, alleen zonder de groei die we voor ogen hebben. Wanneer je een tegenslag ervaart, is het belangrijk te bepalen wat de grootte is van de ramp die plaatsvindt. Kun je jouw werk niet meer doen en is het echt een groot probleem, dan kun je daar een back-up plan voor maken. Voor arbeidsongeschiktheid kun je bijvoorbeeld een verzekering nemen. Veel ZZP’ers hebben dat niet omdat het best een dure verzekering is, terwijl het pas echt duur wordt als je ziek wordt en je niet meer kunt werken.

Concrete opdracht

Pak pen en papier en ga eens voor jezelf brainstormen. Schrijf alle uitdagingen die er zijn en waar jij tegenaan kunt lopen op. Wat kan er op welke vlakken mis gaan en hoe kun je dit opvangen. Bedenk welke onderdelen binnen je bedrijf essentieel zijn. Welke personen zijn hierbij betrokken en wat kan er in dat aspect mis gaan. Wanneer je die lijst hebt opgesteld kun je vervolgens kijken wat je daaraan kunt doen en van te voren al over gaan nadenken.

Wij zouden het leuk vinden om te horen wat de dingen zijn waar jij tegenaan loopt. Heb je misschien ook dit soort tegenslagen waarbij je een waardevol inzicht hebt gehad, deel dit dan met ons in een reactie onder dit artikel. Op die manier kunnen we elkaar weer verder helpen en behoeden voor gevaren en uitdagingen waar je van te voren niet over nadenkt.

Gerelateerde artikelen

Hoe start ik een podcast

Hoe start ik een podcast

Het proces van een podcast opzetten gaat in verschillende stappen. In dit artikel ga ik je laten zien hoe je de eerste stappen zet, waar je op moet letten en wat belangrijke keuzes zijn die jij zal moeten maken zodat ook jij een podcast kunt gaan starten!

Lees meer
Podcast: Gemakkelijk winsten behalen uit je onderneming

Podcast: Gemakkelijk winsten behalen uit je onderneming

Hoe kun je gemakkelijk winsten behalen uit je onderneming? In dit artikel laat ik je zien welke stappen je kunt zetten om gemakkelijk vooruitgang te boeken en te groeien met jouw praktijk. Zo bespreken we onderdelen die misschien heel voor de hand liggend kunnen zijn, maar waar je toch overheen kijkt.

Lees meer
Podcast: De kracht van Community

Podcast: De kracht van Community

Als zelfstandig ondernemer moet je niet alleen goed zijn in de methode die je uitvoert, maar ook in sales, marketing, klant contact, etc. Op een boekhouder na, moet je eigenlijk van alle markten thuis zijn. In dit artikel heb ik het over de kracht van community, alle voordelen dat het met zich meebrengt en hoe een community jou kan helpen als zelfstandig ondernemer.

Lees meer

2 Reacties

  1. Ilse Bloem

    Hallo Bloom team,

    Fijne podcast waarin jullie ons meenemen in jullie tegenslagen. Ik snap jullie helemaal hoe dit als een bom insloeg. Een hele belangrijke schakel als Tim valt ineens weg! En ook Manar die niet 100% kan meedraaien. Al met al een heleboel gedoe wat paniek veroorzaakt. En jullie kennen het systeem in ons: vluchten, vechten en verstarren.
    Maar het positieve hiervan is dat jullie nu in actie komen om dit niet nog eens te laten gebeuren en een plan B moeten creëren om op te kunnen vangen.
    En alles gebeurt met een reden, ook al zie je dat nu nog niet.

    En ik ga niet de wijze uithouden maar we hebben niet overal controle op toch? En zelfs als je voorbereidt bent dan nog kan de schrik toeslaan. Denk maar eens terug aan het begin van de Corona aankondiging. Hoe flexibel zijn we toch nog om daar mee om te gaan en ons aan de nieuwe aan te passen.

    Maar nogmaals ik wens jullie ongelooflijk veel inzichten, wijsheden en vertrouwen, want uiteindelijk komt alles weer goed. Hartegroet Ilse (en ik ga ook nadenken wat als…)

    Antwoord
    • Marguerite Gevers Deynoot

      Hoi Ilse,

      Dankjewel voor je lieve reactie. Mooi hoe je uit deze situatie de positieve kant belicht, want daar heb je helemaal gelijk in. Hetgeen wat wij hiervan hebben geleerd, het omgaan met en het creëren van een plan B is iets waar we op toekomstig gebied nog zoveel meer aan zullen hebben.
      Ik ben het met je eens dat we uiteindelijk niet overal controle op hebben. Ergens gelukkig maar… want wat een saai leven zou het anders worden denk je niet?

      Veel dank voor de mooie wensen! Hopelijk gaat het niet nodig zijn, maar fijn dat we je hebben kunnen aansporen om ook over de ‘wat als’ na te denken :).

      Hartelijke groet,

      Het Bloom team

      Antwoord

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *