E-mailmarketing AVG Proof voor nieuwe privacywet

20 mei 2018

Tim Menting: Projectmanger & Klantsucces

Arthur Jansen

Zoals je waarschijnlijk al weet, is op 25 mei de AVG wet van kracht gegaan en hiervoor dien je rekening te houden met een aantal punten bij het voeren van e-mailmarketing. Daarom heb ik alles even voor je op een rijtje gezet, zodat je jouw e-mailmarketing AVG proof kunt maken om zo te voldoen aan de nieuwe privacywet ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (GDPR).

Houd er rekening mee dat er nog steeds erg veel onduidelijkheid is met betrekking tot de AVG en al helemaal als het gaat om e-mailmarketing. Dit geldt zelfs voor juristen die zich hierin hebben gespecialiseerd. Ik probeer je hieronder zo goed mogelijk te informeren, maar ik ben geen juridisch adviseur. Neem dus altijd zelf nog even contact op met een daarvoor gecertificeerde jurist, om je juist te laten informeren.

Verder is het zo dat er bij de ingang van de AVG wet weinig tot geen controle zal zijn bij kleine bedrijven. Deze wet is ingesteld om te voorkomen dat er op grote schaal op een verkeerde manier met persoonsgegevens wordt omgesprongen. Daarop zal dan ook de eerste controle komen. Dit wil niet zeggen dat jij niet AVG proof hoeft te zijn, maar dit neemt mogelijk wel wat druk van de ketel.

De nieuwe AVG wet heeft overigens niets te maken met of je mensen zomaar mag mailen of dat iemand zich daar specifiek voor moet aanmelden (opt-in). Het vragen om toestemming voor het versturen van commerciële mails wordt beschreven in de Telecommunicatiewet. In die wet is er niets veranderd, dus je zal mensen nog steeds niet zomaar mogen mailen met bijvoorbeeld aanbiedingen.

De AVG wet kijkt wel naar de manier waarop er toestemming gegeven moet worden, daarover dus dit artikel.

Goed, genoeg introduct, laten we gaan kijken wat er tot dusver wel en niet mag en waar jij aan moet denken.

Kijk je mee?

1. Klanten mag je mailen

Klanten, dus mensen die een financiële transactie bij jou hebben gedaan, mag je altijd mailen. Dit geldt niet alleen voor mails die te maken hebben met jouw dienst, maar ook mag je eventueel dus jouw nieuwsbrief blijven versturen.

Dat was in ieder geval een makkie, toch? 😉

2. Verwachtingen moeten duidelijk zijn

Wanneer iemand zich inschrijft op jouw mailinglijst, moet je vermelden wat iemand kan verwachten bij die inschrijving. Dit wil zeggen dat je dus aan moet geven wat voor mails iemand kan verwachten, maar ook hoe vaak. Hoe specifieker je dit doet, hoe beter, maar ik kan me voorstellen dat je niet altijd elke week of elke maand een mail verstuurd.

Wanneer je dus niet op regelmatige basis mailt, zet dan bijvoorbeeld bij de inschrijving dat ze X mails per week of X mails per maand kunnen verwachten.

3. Mag ik mijn huidige lijst nog mailen?

Zoals ik hierboven al vertelde, is het belangrijk dat mensen weten waarvoor ze zich gaan inschrijven. Dit betekent dus dat als iemand zich specifiek inschrijft om tips van jou te ontvangen, hij daarbij geen toestemming geeft om commerciële mailing te ontvangen (dus aanbiedingen).

Wanneer hier geen toestemming voor is gegeven, zou je dus mensen een mailing moeten sturen om dit opnieuw te vragen. Hierin kun je natuurlijk wel creatief zijn. Zo zag ik bijvoorbeeld dat iemand een mail heeft gestuurd naar haar volgers waarin ze opnieuw om het JA woord vroeg. Ze stak de mail in alsof ze ‘opnieuw wilde trouwen met haar volgers’ en daarmee dus waardevolle informatie mocht blijven delen, maar daarbij eventueel ook bijpassende aanbiedingen. In die mail konden mensen opnieuw bevestigen dat ze dat wilde.

Gelijk een mooie manier om je lijst op te schonen 😉

4. Geen gebundelde inschrijving

Sinds de ingang van de AVG wet, mag je inschrijvingen niet meer bundelen. Dit betekent dat, wanneer je een inschrijving hebt voor een Gratis Weggever (zoals bijvoorbeeld een eBook), je daarbij iemand niet standaard ook mag inschrijven voor jouw algemene mailinglijst/nieuwsbrief.

Iemand zal dus bij de inschrijving expliciet aan moeten geven (met bijvoorbeeld een vinkje) dat ze ook graag jouw nieuwsbrief willen ontvangen. De kans echter dat iemand zo’n vinkje voor jouw nieuwsbrief niet aanvinkt, is vrij groot. Ze kunnen dan immers ook gewoon alleen jouw Gratis Weggever krijgen.

Hier hebben wij dus het volgende op bedacht en zoals het er nu uitziet is hiermee jouw e-mailmarketing ook AVG proof: De leadpage kan nog steeds volledig over jouw Gratis Weggever gaan, maar de inschrijving op die pagina is voor jouw nieuwsbrief. Wanneer ze dan ook graag jouw Gratis Weggever willen ontvangen, moeten ze dat expliciet aangeven bij de inschrijving. Doet de lead dit niet? Dan staan ze wel op jouw mailinglijst, maar ontvangen ze niet jouw Gratis Weggever.

Dit ziet er ongeveer zo uit:

5. Niet vooraf aangevinkt en niet verplicht

Wanneer je gebruik maakt van een vinkje in jouw formulier, dan mag het vinkje voor het eBook niet vooraf zijn aangevinkt. De lead moet dus echt zelf de actie uitvoeren om de Gratis Weggever te ontvangen.

Ook mag je zo’n vinkje niet verplicht maken. Iemand moet zich dus in kunnen schrijven, zonder dat ze verplicht zijn om ook voor de andere inschrijving te gaan die met het vinkje wordt geregeld.

Wat je wel verplicht mag maken, is dat de lead een keuze moeten maken of ze het wel of niet willen. Daarom kiezen wij ervoor om niet te werken met een radio-button (ook wel radioknoppen genoemd). Hierin geef je de bezoeker dus de keuze of ze de Gratis Weggever wel of niet willen ontvangen. Bij een radio-button kunnen mensen maar 1 van de 2 opties kiezen en je kunt in de meeste e-mailmarketing systemen aangeven dat het maken van een keuze verplicht is.

Dit ziet er dan ongeveer zo uit:

6. Privacyverklaring vermelden

Ook is het verplicht om de lead op de hoogte te stellen van hoe jij de gegevens van die lead verwerkt. In welke systemen komen deze gegevens te staan en waarom heb je deze gegevens nodig? Zover er nu duidelijk is, is het niet nodig om een vinkje hiervoor te maken dat iemand aan moet vinken, maar moet je dus wel vermelden waar iemand dit in kan lezen. Hiervoor kun je dus een link plaatsen naar jouw privacy verklaring pagina.

7. Documenteren

Het is verplicht om gegevens te bewaren waarmee mensen akkoord zijn gegaan. Wanneer je straks dus jouw hele inschrijving hebt klaarstaan, maak dan een screenshot van de inschrijfformulieren. Plaats deze screenshot bijvoorbeeld in een map op je computer genaamd ‘AVG’ en benoem de screenshot met waarvoor de inschrijving is en vanaf wanneer (en tot wanneer) deze van toepassing is. Wanneer je het formulier aanpast, herhaal dit dan, zodat je precies kunt laten zien welke versies er zijn van jouw inschrijfformulieren en wanneer die van toepassing waren.

8. Makkelijk in te trekken

De inschrijving moet gemakkelijk in te trekken zijn door de lead. Dit wil zeggen dat ze zich net zo makkelijk moeten kunnen uitschrijven als dat ze zich kunnen inschrijven. Het is dus (nogmaals) officieel verplicht om onderaan elke mail een ‘Uitschrijven’ knop te hebben, waarmee de lead automatisch wordt uitgeschreven. Gelukkig is dit een standaard functie van de meeste e-mailmarketing providers, dus hoef jij je daarover waarschijnlijk geen zorgen te maken.

Maak jij nog niet gebruik van een e-mailmarketing systeem? Kijk dan eens naar wat wij aanraden!

9. Automatiseren

Doordat iemand zich nu op verschillende lijsten moet kunnen inschrijven, afhankelijk van de keuze die ze maken bij de inschrijving, is het handig om een automatisering te maken voor wanneer iemand ervoor kiest om jouw Gratis Weggever te ontvangen. In die automatisering kun je er dan voor zorgen dat iemand een mail ontvangt met een link naar de downloadpagina van jouw Gratis Weggever. Plaats jouw Gratis Weggever dus niet meer standaard op de succespage (die na de inschrijving zichtbaar is), want niet iedereen geeft zich hiervoor op!

E-mailmarketing AVG Proof maken

Je weet nu dus hoe wij onze e-mailmarketing AVG proof hebben gemaakt en ik hoop je met deze 9 tips inzicht te hebben gegeven in wat jij hiervoor kunt doen. Ik ben super benieuwd hoe jij dit hebt aangepakt of hoe jij dit nog gaat aanpakken. Denk er wel aan dat ik dus geen juridisch adviseur ben.

Ben jij al helemaal AVG proof met jouw e-mailmarketing of zijn er nog dingen die je moet doen? Laat het me weten in een reactie onder deze blog!

P.s. Valt je iets op wat jij anders zou doen of wat niet (meer) klopt? het het me dan ook weten!